Datenschutzerklärung

Recica Solutions
Inhaber: Donat Recica
Zollstrasse 6, 8212 Neuhausen am Rheinfall, Schweiz
E-Mail: info@recica-solutions.ch

Wenn Sie mit dem Agenten eines unserer Kunden telefonieren, ist dieses Unternehmen für Ihre Daten verantwortlich. Wir bearbeiten sie in seinem Auftrag (siehe Auftragsbearbeitungsvertrag). Fragen und Anliegen dazu richten Sie am besten direkt an dieses Unternehmen. Wir unterstützen es dabei.

• Besuch der Website: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browser (Server-Protokolle).
• Ihr Konto: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, optional ein Profilbild. Ihr Passwort speichern wir nur verschlüsselt als sogenannten Hash. Melden Sie sich mit Microsoft an, erhalten wir Name und E-Mail-Adresse Ihres Microsoft-Kontos.
• Sicherheitsprotokoll: Anmeldungen und wichtige Kontoänderungen mit IP-Adresse und Gerät.
• Ihre Inhalte: Einstellungen und Anweisungen Ihrer Agenten, Wissensbasis (Dokumente und Webseiten), Kontaktlisten mit Namen und Telefonnummern, Sperrliste und Einstellungen für die Terminbuchung.
• Anrufe: Telefonnummern, Zeitpunkt und Dauer, die Aufzeichnung des Gesprächs, der Gesprächsverlauf als Text, die KI-Zusammenfassung und die Angaben, die der Agent im Gespräch erfasst, zum Beispiel Name, Anliegen, Rückruf- oder Terminwunsch.
• Zahlungen: Ihr Abo-Status und Ihre Rechnungen. Kartendaten erhält und speichert ausschliesslich unser Zahlungsdienstleister Stripe, nie wir.
• Kommunikation: E-Mails, die Sie uns schicken, und die Benachrichtigungen, die wir Ihnen senden, zum Beispiel die Zusammenfassung nach jedem Anruf.

• um AlpenVoice bereitzustellen: Anrufe entgegennehmen und führen, Gespräche auswerten, Termine buchen
• für Ihr Konto, die Abrechnung und den Support
• für die Sicherheit der Plattform und zum Schutz vor Missbrauch

Wir verkaufen keine Daten und verwenden sie nicht für Werbung. Soweit die DSGVO gilt, stützen wir uns auf die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b), auf unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (lit. f) und für die Kalenderverbindung auf Ihre Einwilligung (lit. a).

Gespräche mit AlpenVoice-Agenten werden aufgezeichnet und während des Gesprächs von KI-Diensten verarbeitet: Speechmatics wandelt die Sprache in Text um (Verarbeitung in der EU), Google Gemini erzeugt die Antworten des Agenten, und Cartesia macht daraus die Stimme. Nach dem Gespräch erstellt Google Gemini die Zusammenfassung.

Unsere Kunden sind verpflichtet, Anrufende auf die Aufzeichnung hinzuweisen. AlpenVoice bietet dafür einen Aufnahme-Hinweis, den der Agent vor der Begrüssung sagt.

Sie können Ihren Microsoft-365-Kalender verbinden, damit der KI-Empfang freie Termine vorschlagen und bestätigte Termine eintragen kann. Die Verbindung ist freiwillig. Sie können sie jederzeit im Dashboard unter «Kalender» trennen oder direkt in Ihrem Microsoft-Konto widerrufen.

Was wir lesen: nur, wann Sie belegt oder frei sind (Anfang und Ende). Titel, Beschreibungen, Orte und Teilnehmende Ihrer Termine rufen wir nicht ab. Ins Gespräch fliessen nur die freien Zeitfenster, die der Agent vorschlägt.

Zugangsdaten: Die Zugangsschlüssel zu Ihrem Kalender speichern wir verschlüsselt und löschen sie, wenn Sie die Verbindung trennen. Kalenderdaten verwenden wir nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und geben sie nicht weiter.

Google: Auf Google-Kalender greifen wir nicht zu.

Für AlpenVoice setzen wir folgende Dienstleister ein. Sie bearbeiten Daten nur, um ihre Leistung für uns zu erbringen:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland): Server und Datenbank, Rechenzentrum in Nürnberg
• Twilio (USA): Telefonie und Speicherung der Gesprächsaufzeichnungen
• Speechmatics (Grossbritannien, Verarbeitung in der EU): Umwandlung der Sprache in Text
• Google (Gemini) (USA): Antworten des Agenten und Zusammenfassungen nach dem Gespräch
• Cartesia (USA): Sprachausgabe (Stimme des Agenten)
• Resend (USA): Versand von E-Mails, zum Beispiel der Zusammenfassung nach jedem Anruf
• Stripe (Irland und USA): Zahlungsabwicklung für Abos
• Microsoft (Irland und USA): nur wenn Sie sich mit Microsoft anmelden oder Ihren Outlook-Kalender verbinden

Einige Dienstleister bearbeiten Daten in den USA oder in Grossbritannien. Für Grossbritannien und die EU hat der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz festgestellt. Für die USA stützen wir uns auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Dienstleister danach zertifiziert ist, und sonst auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) anerkennt.

• Konto und Inhalte: solange Ihr Konto besteht. Löschen Sie Ihr Konto (Mein Profil → Konto löschen) oder Ihr Firmenkonto, löschen wir alle zugehörigen Daten sofort, auch die Gesprächsaufzeichnungen bei Twilio. Sind noch andere Personen im Firmenkonto, bleiben die Firmendaten für diese bestehen.
• Anrufe: bis Sie sie löschen, einzeln oder gesammelt in der Anrufliste. Mit dem Anruf löschen wir auch die Aufzeichnung.
• KI-Empfang: Gesprächsinhalte löschen wir automatisch nach der Frist, die Sie einstellen (Standard: 30 Tage). Datum, Dauer und Termin bleiben erhalten.
• Sicherheitsprotokoll: 90 Tage.
• Server-Protokolle: höchstens 30 Tage.
• Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre, wie es das Gesetz verlangt.

Wir speichern in Ihrem Browser nur, was für den Betrieb nötig ist: Ihre Anmeldung sowie Ihre Einstellungen zu Sprache und Darstellung. Wir verwenden keine Analyse- oder Werbe-Cookies und keine Tracking-Dienste.

• verschlüsselte Übertragung (HTTPS) für alle Verbindungen
• Passwörter nur als Hash, Zugangsschlüssel zu verbundenen Diensten verschlüsselt
• Server in Deutschland mit Firewall, Daten jedes Firmenkontos getrennt
• Zugriff nur für berechtigte Personen, Anmeldungen werden protokolliert

Sie können jederzeit:

• Auskunft verlangen, welche Daten wir über Sie bearbeiten
• falsche Daten berichtigen lassen
• Ihre Daten löschen (im Dashboard unter Mein Profil → Konto löschen) oder löschen lassen
• eine Kopie Ihrer Daten erhalten (im Dashboard unter Einstellungen → Alle Ihre Daten herunterladen)
• einer Bearbeitung widersprechen und eine Einwilligung widerrufen, zum Beispiel indem Sie den Kalender trennen

Schreiben Sie uns dazu an info@recica-solutions.ch.

Sie können sich zudem beim EDÖB beschweren (www.edoeb.admin.ch) und, wenn Sie in der EU leben, bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich AlpenVoice oder das Recht ändert. Über wesentliche Änderungen informieren wir Kundinnen und Kunden per E-Mail. Es gilt jeweils die Fassung auf dieser Seite.